To-do-Listen: Sinn und Aufgaben – und ein Problem, das viele nicht sehen.

Die To-do-Liste ist praktisch. Sie erinnert uns an anstehende Aufgaben. Die meisten Menschen werfen abgearbeitete Listen weg. Warum das ein Fehler ist und wie Sie erledigte To-Do-Listen nutzen können, das finden Sie in diesem kurzen Artikel. 2 Minuten lesen und dann auf Dauer profitieren.

Die To-do-Liste oder Todo-Liste (wörtlich: Zu-Tun-Liste) hilft beruflich wie privat, Aufgaben einzuteilen und offene Punkte in Erinnerung zu behalten. Andere Begriffe für To-Do-Liste sind Pendenzenliste (Schweizer Ausdruck, abgeleitet von lateinisch pendere = hängen), LOP (Abk. von Liste offener Punkte oder OPL (Abk. von Offene-Punkte-Liste).

  • Im Privatbereich kann die To-do-Liste auf der Ebene wie der Einkaufszettel stehen.
  • Im Unternehmen ist die To-do-Liste ein fester Bestandteil der Aufgabenplanung bzw. des Aufgabenmanagements. Ein Lastenheft ist eine komplexe Form der To-do-Liste.

Was sind Vorteile der To-do-Liste?

Als Vorteil der To-do-Liste liegt auf der Hand, dass man sich nicht mehr so viel zu merken braucht.

Das Arbeitsgedächtnis wird entlastet.

Die Produktivität steigt.

Vorausgesetzt, die To-DoListe ist nicht überladen sind und Prioritäten besitzen.

Voraussetzung ist, dass die Aufgaben so aufgeschrieben werden, dass sie jede Person sehen kann. Gemeint ist jede Person, die an einem Projekt beteiligt ist.

Was sind Nachteile von To-do-Listen?

Nachteilig kann sich an der Aufgabenliste auswirken, dass das Gehirn nicht mehr ausreichend trainiert wird. Das ist ähnlich wie mit der Routenplanung: Seit der Einführung der komfortablen und hilfreichen Navigationssysteme im Straßenverkehr verwenden viele ihren natürlichen Orientierungssinn weniger.

Sinn und Zweck der Aufgabenliste

Zu den Funktionen der To-do-Liste zählen:

  • Übersicht
  • Orientierung
  • Planungssicherheit
  • Zeiteinteilung und Ressourcenschonung

Die Liste legt offen, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und bis wann welcher Punkt zu erledigen ist.

So erstellen Sie Ihre persönliche To-do-Liste: Damit kommen Sie gut organisiert mit Ihren Aufgaben weiter

Es gibt verschiedene Methoden, um organisiert mit seinen Aufgaben weiterzukommen.

Eine To-do-Liste ist eine gute Möglichkeit, unerledigte Aufgaben immer im Blick zu haben. In diesem Absatz lesen Sie, wie Sie eine To-do-Liste am besten erstellen und was dabei zu beachten ist. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Ihre To-do-Liste auch auf dem Computer oder Smartphone erstellen können.

Um eine Aufgabenliste zu erstellen, benötigen Sie:

– Papier und Stift für die klassische Offene-Punkte-Liste

– Ein Smartphone, ein Tablet oder einen anderen Computer für die Online-Liste

Entscheidend ist bei der Erstellung einer To-do-Liste, dass Sie realistisch einschätzen, wie viel Zeit Sie pro Tag für jede Aufgabe aufwenden können. Sonst schieben Sie immer wieder unerledigte Themen vor sich her.

Es ist auch wichtig zu bedenken, dass Aufgaben unterschiedlich viel Zeit benötigen. Fassen Sie ähnliche Aufgaben in Gruppen und Kategorien zusammen. So lassen sich Wege und Zeit sparen. Legen Sie Besuche in Geschäften zusammen.

Bei weniger komplexen Projekten und Aufgabenstellungen ist das noch kein Problem.

Anders sieht es aber aus, wenn Sie ein kreatives Projekt planen, bei dem noch nicht alles festgelegt ist. Zum Beispiel in der Forschung.

Hier könnte eine zu eng gefasste To-do-Liste dazu führen, dass die Kreativität ausbleibt.

Wie können Sie sich zusätzlich zur To-do-Liste im Alltag helfen?

Verlassen Sie sich immer wieder auch auf Ihren Kopf.

Trainieren Sie Ihr Gedächtnis – Tools können Sie entlasten, aber Ihr Gehirn nicht ersetzen

Die Aufgabenliste soll als Unterstützung und Entlastung dienen – sie ist aber kein Ersatz für das Denken.

Wie kann man sich ohne To-do-Listen komplexe Projekte einprägen?

Ohne To-do-Listen können Sie Ihre Gedanken in Kategorien ordnen.

Das Gehirn arbeitet auf der Basis von Assoziationen. Alles ist im Gehirn mit allem – wenn auch auf Umwegen – miteinander verbunden. Dieses Phänomen können Sie nutzen.

Wenn Sie eine komplexe Aufgabe zu meistern haben, kategorisieren Sie die einzelnen Schritte.

Offene Aufgaben kommen in gedankliche Räume

Als Vorlage vor dem inneren Auge können Sie sich – statt Aufgabenlisten – vorstellen:

Die Aufgabe bekommt in Ihrer Vorstellung einen bestimmten Raum. Dort legen Sie bildhaft die Themen ab, die zusammenpassen.

  • Probleme und Aufgaben legen Sie in einen Raum – ich habe hierfür den Werkraum vorgeschlagen
  • Ressourcen in einen anderen

Was ist mit den erledigten Aufgaben der To-Do-Liste

Erledigte Aufgaben legen Sie am besten in einem eigenen Raum in Ihrer Gedankenwohnung ab.

Auch für die Lösung der Aufgabe kann es in Ihrer Vorstellung einen Raum geben. Diesen Raum tapezieren Sie in Ihrer Vorstellung mit den abgearbeiteten To-Do-Listen.

Auch in Ihrer physischen Umgebung sollten Sie To-do-Listen als Dokumente behandeln.

Die meisten Menschen zerknüllen oder zerreißen erledigte To-Do-Listen und werfen sie in den Papierkorb.

Machen Sie es anders.

Legen Sie einen Ordner an, in dem Sie Ihre erfüllten Aufgaben ablegen.

Testen Sie mal für einen Monat, wie sich das anfühlt, wenn Sie am Monatsende durch Ihre erledigten Aufgaben blättern.